【コピペOK！例文付】「辞表」の書き方を丁寧に解説！

はじめに

退職する際に必要な書類に「辞表」があります。辞表は退職の意思を上司に伝えるために提出する文書です。退職は新しい道を歩むためのチャンスであり、前向きに進むためにも、きちんとした辞表を提出することが大切です。今回は、辞表の書き方について具体的な例文を交えて解説します。

1. 辞表の書き方とは？

辞表とは、退職する旨を記載し、上司に提出する書類のことです。辞表は印刷して提出することが一般的ですが、手書きする場合もあります。辞表の書き方は、簡潔明瞭で、丁寧な表現を心がけることが大切です。

2. 辞表の内容

辞表の内容は、退職の旨を明確にすることが必要です。以下は、辞表に必要な内容の例です。

• 退職する旨の明確な表現
• 辞表提出日の明記
• 退職日の明記
• 転職先についての情報（任意）

3. 辞表の書き方のポイント

辞表を書く際には、以下のポイントに注意しましょう。

• 読みやすいフォントを使用する
• 文章の字数を短くする
• 丁寧な敬語を使う
• 退職の理由については触れない

4. 辞表の例文

以下は、辞表の例文です。参考にしてみてください。

「拝啓 このたび私、〇〇は、退職することを決めましたことを、ご報告申し上げます。このような突然のご報告となりますことを、深くお詫び申し上げます。今後も〇〇社のますますのご発展を、心よりお祈り申し上げます。敬具」

この例文は、簡潔明瞭かつ敬語を用いた丁寧な表現が特徴です。例文を参考にしながら、自分自身の状況に合った表現を選びましょう。

5. 辞表の提出タイミング

辞表の提出タイミングは、退職日の2週間前が一般的です。ただし、労働契約書に記載された提出期限がある場合は、それに従うようにしましょう。

6. 辞表の提出方法

辞表の提出方法は、会社によって異なります。一般的には、上司に直接手渡しするか、人事部に提出するかを選択することができます。また、メールで提出することもできますが、事前に上司や人事部に確認するようにしましょう。

7. 辞表の注意点

辞表を提出する際には、以下の点に注意しましょう。

• 文字化けしないように、ファイルの形式に気をつける
• 署名や捺印が必要な場合は、忘れずに行う
• 担当者に確認する

8. 辞表を提出した後の流れ

辞表を提出した後は、上司からの返事を待ちます。返事がある場合は、その内容に従いましょう。また、退職日が近づいたら、引き継ぎ業務などの準備をしっかりと行いましょう。

9. 辞表の例文を使った書き方のポイント

辞表の例文を使用する際には、以下の点に注意しましょう。

• 自分の状況に合った表現を選ぶ
• そのままコピー&ペーストせず、一度読み直す
• 丁寧な表現に気をつける

10. 退職理由について触れない理由とは？

辞表には、退職の旨を明確にすることが必要ですが、退職理由については触れません。なぜなら、退職理由は個人的な問題であり、会社側からすれば改善点を見つけることができるかもしれませんが、本来の目的である退職の意思表示と混同されるためです。

また、退職理由を記載してしまうと、その内容が他の社員に知られる可能性があります。このような場合、会社や上司からの信頼を失うことも考えられます。したがって、辞表では敬語を用いた簡潔明瞭な文章で退職の意思表示を行い、退職理由については触れずに提出するようにしましょう。

11. 辞表提出前に確認すべきこと

辞表の提出前には、以下の点を確認しておくことが重要です。

11.1 労働契約書の内容を再確認する

労働契約書には、退職に関する条項が記載されている場合があります。退職に伴う手続きや提出期限など、必ず確認しておきましょう。

11.2 有給休暇の残日数を把握する

退職前には、未使用の有給休暇がある場合があります。有給休暇の残日数を把握し、会社側と相談して取得するか、代金化するか決めましょう。

11.3 持ち物や機器の返却手続き

会社から貸与された機器や持ち物がある場合は、返却手続きを行う必要があります。返却期限や方法などを事前に確認しておきましょう。

11.4 同僚や後輩への挨拶

退職前には同僚や後輩への挨拶も大切です。感謝の気持ちを伝えたり、今後の仕事で頑張って欲しいというエールを送ったりすることで、良好な人間関係を築くことができます。

以上のような点を確認しておくことで、スムーズな退職手続きを行うことができます。

12. 引き継ぎ業務の準備について

退職する際には、自分が担当していた業務を引き継ぐための準備が必要です。引き継ぎ業務は、会社や同僚に迷惑をかけないよう、しっかりと行うことが大切です。

まず、自分が担当していた業務内容を整理しましょう。具体的には、どのような作業を行っていたか、どのような書類やデータがあるかなどをリストアップします。次に、その情報を共有する相手を決定しましょう。上司や後輩など、引き継ぎ先の人物や部署に合わせて決定します。

そして、実際に引き継ぎ作業を行います。この際には以下の点に気をつけましょう。

• 情報共有は丁寧でわかりやすく
• 書類やデータは整理して渡す
• 質問されたら誠実に回答する
• 引き継ぎ完了後もフォローアップする

また、引き継ぎ前に自分自身で不足している情報や未処理のタスクがあれば最善を尽くして処理するよう心がけましょう。

以上のような準備をしっかりと行い、スムーズな引き継ぎ業務を行いましょう。

13. 退職後のフォローアップについて

退職後にも、会社や同僚との関係を維持することは大切です。退職後のフォローアップには、以下のような方法があります。

13.1 挨拶メールを送る

退職後すぐに挨拶メールを送ることで、会社や同僚との関係を維持することができます。挨拶メールでは、退職後の近況報告や感謝の気持ちなどを伝えましょう。

13.2 定期的な連絡を取る

定期的に連絡を取ることで、会社や同僚とのコミュニケーションを続けることができます。SNSやメッセージアプリなどを活用して、気軽に連絡を取り合いましょう。

13.3 参加イベントへの参加

会社主催のイベントや飲み会に参加することで、同僚たちと再会する機会があります。積極的に参加して、交流を深めましょう。

以上のような方法で、退職後も良好な人間関係を築くことができます。また、新たなキャリアパスへ進むためにも、今まで築いてきた人脈は大切な財産です。しっかりとフォローアップしていきましょう。

14. 辞表の書き方で避けるべきNGワード

辞表を書く際には、特定のNGワードを避けることが重要です。以下は、辞表の書き方で避けるべきNGワードの例です。

14.1 不満や不平等など、否定的な言葉

辞表には、退職の旨を明確にすることが大切ですが、不満や不平等などの否定的な言葉は使わないようにしましょう。会社側からすれば改善点を見つけることができるかもしれませんが、本来の目的である退職の意思表示と混同されてしまいます。

14.2 過剰な感情表現

辞表では敬語を用いた丁寧な文章で退職の意思表示を行うよう心がけましょう。過剰な感情表現や個人的なエピソードを含めることは避けてください。

14.3 短期間での再入社希望

辞表では退職する旨を明確に伝えることが求められます。しかし、短期間で再入社したい場合でもその旨を記載することは控えましょう。また、再入社希望について直接上司や人事部に相談するよう心がけましょう。

以上のようにNGワードを避けた簡潔明瞭かつ丁寧な文章で辞表を作成することが大切です。

15. 辞表提出後の挨拶の仕方

辞表を提出した後、同僚や上司に対しては、挨拶をすることがマナーとして求められます。退職前に行う挨拶とは異なり、退職後の挨拶は会社や同僚との良好な関係を維持するためにも重要です。

15.1 挨拶メールを送る

退職後すぐに送る挨拶メールでは、退職の旨を再度伝えると共に、会社で過ごした期間や同僚との思い出など、感謝の気持ちを伝えましょう。また、今後もお互いに頑張っていこうというエールを送ることで、良好な人間関係を築くことができます。

15.2 飲み会や食事会での挨拶

退職後に開かれる飲み会や食事会では、直接顔を合わせて挨拶することができます。この場合は、相手の名前や役職に敬称をつけて丁寧な言葉遣いで話しかけるよう心がけましょう。また、話題は個人的な内容よりも共通の趣味や業務内容などに絞ることで、円滑なコミュニケーションが取れます。

15.3 賀詞・年賀状

年末年始には賀詞や年賀状を送ることもマナーです。特定の相手だけではなく全員分送るよう心がけましょう。賀詞・年賀状では、「去年は大変お世話になりました」という感謝の気持ちから始め、「今年も宜しくお願い致します」というエールで締めくくりましょう。

以上のような方法で退職後も良好な人間関係を築きましょう。

16. 辞表の提出タイミングについて

辞表の提出タイミングは、会社や業界によって異なる場合があります。一般的には、退職日の1か月前から2週間前が適切とされています。この期間内であれば、会社側も引き継ぎなどの手続きを行うことができます。

ただし、会社の規定や労働契約書に記載された退職に関する条項に従う必要があります。可能であれば、上司や人事部と相談して最適な提出タイミングを決めましょう。

また、急な退職や特別な理由がある場合は、早急に会社側に報告することが大切です。その際は丁寧な言葉遣いで事情を説明し、誠実さを示すよう心がけましょう。

以上のような点を考慮して辞表の提出タイミングを決めることで、円滑な退職手続きを行えます。

17. 辞表の提出方法について

辞表を提出する際には、会社の規定や慣例に従って行うことが重要です。以下は、一般的な辞表の提出方法です。

17.1 直接上司へ提出する場合

直接上司へ辞表を提出する場合が多いです。その際は、事前に上司と面談し、退職の旨を伝えた後、辞表を手渡すようにしましょう。また、退職理由や感謝の気持ちなども併せて伝えることで、円滑な退職手続きが行えます。

17.2 人事部へ提出する場合

大企業や官公庁では、人事部へ辞表を提出することが多いです。その際は、直接上司と同様に事前に面談してから提出するよう心がけましょう。また、必要書類（例：退職届）の記入漏れや不備がないか確認してから提出するよう注意しましょう。

17.3 郵送で提出する場合

遠方に勤務している場合や直接会えない場合は郵送で辞表を提出することもできます。この際は、「内容証明郵便」など安全性の高い配送方法を利用して送付しましょう。また、書類自体も丁寧かつ正確に記入するよう注意してください。

以上のような方法で辞表を提出することができます。ただし、会社ごとに異なるため事前に確認しておくことが大切です。

18. 辞表を提出した後の流れについて

辞表を提出した後、会社側からの対応や手続きが行われます。以下は、辞表提出後の一般的な流れです。

18.1 上司や人事部との面談

辞表を提出したら、上司や人事部と面談が行われることが多いです。この面談では、退職理由や引き継ぎに関する詳細な話し合いが行われます。また、退職日や給与精算などについても確認しましょう。

18.2 引き継ぎ業務

退職までの期間中に引き継ぎ業務を行います。引き継ぎ先によって内容は異なりますが、自分が担当していた業務内容やデータなどを共有しましょう。この際には、前述した「引き継ぎ作業」で述べたポイントに気をつけるよう心掛けましょう。

18.3 社員証・名刺返却

退職日までに社員証や名刺などの返却が求められる場合があります。その際は、指定された場所・方法で返却するよう注意してください。

18.4 給与精算

最終月の給与精算は退職日当日まで働いた分が支払われます。また、未消化有給休暇分・ボーナス等がある場合は会社側から支払われることもあります。

以上のような流れで辞表提出後の手続きは進んでいくことが多いです。しかし、会社ごとに異なるため事前に確認しておくことが大切です。円滑な退職手続きを行って新たなステップに進みましょう。

19. 辞表を書く際に気をつけるべきフォーマットやレイアウトについて

辞表を書く際には、正しいフォーマットやレイアウトを使用することが重要です。以下は、辞表の書き方で気をつけるべきポイントです。

19.1 見出し

辞表の見出しには、「退職届」と記載します。また、会社名・部署名・氏名・退職日なども必ず含めましょう。見出しは大きく目立つようにして、一目で内容が分かるよう工夫すると良いでしょう。

19.2 敬称

辞表では敬称を使用することがマナーとされています。例えば、「拝啓」「尊敬する」などの挨拶から始め、最後に「敬具」という言葉で締めくくります。

19.3 文章構成

辞表の文章構成には、以下の順序で記述することが一般的です。

1. 挨拶
2. 退職理由
3. 感謝の気持ち
4. 引き継ぎ業務や交代手順など追加情報
5. 最後の挨拶

また、文章量は原則的に1ページ以内に収めるよう心掛けましょう。長すぎる場合は読み手が飽きてしまい、本来伝えたかった意図が伝わらなくなってしまいます。

19.4 レイアウト

辞表のレイアウトにも注意が必要です。以下は、基本的なレイアウト方法です。

• フォントサイズ：11～12ポイント程度
• 行間：1～1.5倍程度
• 文字色：黒色（白抜き）
• 紙質：A4サイズ・上質紙（封筒同封）

また、文字配置や段落設定も整然と行うよう心掛けましょう。見苦しく乱雑だと印象が悪くなってしまいます。

以上のような方法で正確かつ丁寧なレイアウトを行い、好印象を与える辞表作成を目指しましょう。

20. 退職する前にやっておくべきこと

退職する前には、以下のような手続きを行うことが大切です。今後も良好な人間関係を築くためにも、しっかりと準備しましょう。

20.1 社員証・名刺の返却

会社から支給された社員証や名刺は、退職日までに返却する必要があります。また、自分で作成した名刺がある場合は、引き継ぎ先に渡すなどして処理してください。

20.2 パスワード管理

社内システムやアカウントのパスワードを変更する必要がある場合は、事前に変更手続きを行いましょう。また、個人的なメールアドレスやSNSアカウントのログイン情報も変更しておくことをお勧めします。

20.3 引き継ぎ業務の整理・共有

退職前に担当していた業務内容やデータなどを整理し、引き継ぎ先に共有しましょう。具体的な手順や注意点も一緒に伝えておくことで、円滑な引き継ぎ作業が行えます。

以上のような事前準備を行い、円滑な退職手続きを進めることができます。

21. 辞表を書く際に参考にできるサンプル文例の紹介

辞表を書く際には、どのような内容・言葉遣いが適切か迷ってしまうことがあります。そんな時は、サンプル文例を参考にしてみると良いでしょう。

以下は、一般的な辞表の形式や文章構成を参考にしたサンプル文例です。

退職届

　○○会社
　所属部署：△△課
　氏名：田中太郎
　退職日：2021年3月31日

拝啓　　　　　　
貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り深く御礼申し上げます。

この度、私事ではございますが、健康上の理由により退職することに決めました。
今までご指導頂きました上司や同僚の皆様方には多大なるご支援を賜り心より感謝しております。

退職日まで残された期間ではありますが、引継ぎ業務等も含め最大限努力して参りたいと存じます。
また、今後も何かございましたらどうぞ宜しくお願い申し上げます。

敬具

2021年2月28日

このような形式や言葉遣いを参考にしながら、自分自身の気持ちや状況に合わせて辞表を作成してみてください。

まとめ

今回は、辞表の書き方について具体的な例文を交えて解説しました。辞表の書き方に迷った際は、この記事を参考にしてみてください。最後に、今後のご活躍を心よりお祈りしております。

退職は新しい道を歩むためのチャンスです。辞表を提出する際には、きちんとした辞表を提出し、上司や同僚に感謝の気持ちを伝えましょう。また、退職後も前向きに歩み、次のステップに進むための準備をしっかりと行いましょう。

辞表の提出は、一つの節目です。退職後も、自分自身の成長や次のキャリアについて考えていくことが大切です。今回解説した辞表の書き方について、ぜひ参考にしてください。