はじめに
現代社会では、契約や約束事を取り交わすことが日常茶飯事になっています。しかし、約束を守らない相手に出くわした場合や、予期せぬトラブルが発生した場合には、証拠を残す必要が出てきます。その際に役立つのが「内容証明」です。今回は、その内容証明の書き方を丁寧に解説します。
内容証明とは
まずは、「内容証明」が何かを確認しましょう。内容証明とは、内容を証明するための書類であり、郵便局などで発行することができます。封筒に入れられた書類を、受取人が受け取った日時や内容などが書かれた証明書を送り主に対して返信することで、内容が証明されます。
内容証明の書き方
内容証明を作成する際には、以下の10の手順に従うことをおすすめします。
- 書類を作成する書類を作成する際には、必要な情報をすべて明確に記載しましょう。書類の種類や用途によって、必要な情報は異なるため、事前に確認しておくことが大切です。
- 封筒に入れる書類を封筒に入れる際には、万が一のことを考えて、封筒には必ず差出人と宛先を明記しましょう。また、封筒の表面には「内容証明」と明記することもおすすめです。
- 同封物を入れる（必要があれば）内容証明に必要な書類以外に、同封物を入れる必要がある場合もあります。例えば、送り状や返信用ハガキなどです。同封物がある場合には、必ず封筒に入れることを忘れずに。
- 郵便局に行き、内容証明を作成する旨を伝える内容証明を作成するためには、郵便局に行く必要があります。窓口で「内容証明を作成したい」と伝えると、必要な手続きが案内されます。
- 作成された内容証明の控えをもらう郵便局で作成された内容証明には、受取人が受け取った日時や内容が記載されています。この内容証明の控えも一緒にもらっておくことをおすすめします。
- 送り状を貼る内容証明を送信するためには、送り状が必要です。送り状には、差出人と宛先、内容証明の種類や料金などが記載されています。必要な情報をすべて入力し、封筒に貼りましょう。
- 「書留」と「内容証明」の両方を申し込む内容証明を作成する際には、書留と一緒に申し込むことをおすすめします。書留を申し込むことで、配達状況の追跡が可能になります。
- 郵便局で料金を支払う内容証明と書留を申し込んだ場合、料金が発生します。料金は、郵便局で支払うことができます。
- 受取人が受け取った日時や内容が記載された「返信ハガキ」が届いたら、大切に保管する受取人が受け取った日時や内容が記載された「返信ハガキ」が届いたら、すぐに確認しましょう。内容に問題がなければ、大切に保管しておくことをおすすめします。
- 受取人のサインや捺印が必要な場合は、受取人に求める内容証明には、受取人のサインや捺印が必要な場合があります。その場合には、受取人に求めることが必要です。
例文
実際の内容証明の書き方については、以下のような例文を参考にしてみてください。
〇〇年〇月〇日
○○○○株式会社 様
件名：内容証明
この度は、弊社とお取引をさせていただき、誠にありがとうございます。
お客様からのご注文に対し、商品の発送を行いましたことをご報告申し上げます。
なお、今後のトラブル防止のため、この書類は内容証明として送信しておりますので、大切に保管いただきますようお願い申し上げます。
以上、よろしくお願い申し上げます。
敬具
〇〇〇〇株式会社
内容証明の種類について
内容証明には、以下の2つの種類があります。
通常内容証明
通常の内容証明は、封筒に書類を入れて郵送する方法です。受取人が封筒を受け取った日時や内容などが記載された「返信ハガキ」が送り主に返送されるため、書面での証拠を残すことができます。また、追跡サービスも利用可能であるため、配達状況を確認することができます。
電子内容証明
電子内容証明は、インターネット上で作成し、メールやPDF形式で送信する方法です。電子署名やタイムスタンプなどの技術を使っており、法的効力も認められています。また、郵便局に行かずに手軽に作成することができるため、時間や手間を節約することができます。
以上のように、通常内容証明と電子内容証明それぞれに特徴があります。目的や用途に応じて適切な方法を選択しましょう。
内容証明を使う場面やシチュエーション
内容証明は、様々な場面で活用できます。例えば、以下のようなシチュエーションでの利用が挙げられます。
- 契約書の送付
- 口頭での約束事がある場合
- クレーム対応時の証拠として
- 賃貸物件の入居時における敷金や礼金支払い証明として
- 通信販売等における商品受取り確認書類として
これら以外にも、様々な場面で内容証明を利用することができます。また、内容証明は法的効力があるため、トラブル防止にも役立ちます。
内容証明の有効期限について
内容証明には、発行から一定期間内に受取人が受け取らなかった場合、無効となる有効期限があります。通常、郵便局で発行された内容証明の有効期限は1年間とされています。この1年間を過ぎると、内容証明の書類自体が無効になってしまうため、必要に応じて再度作成する必要があります。
また、電子内容証明については、インターネット上で作成されるため、有効期限は発行時点から3年間とされています。ただし、一部のサービスでは有料プランを利用することでより長い有効期限を持つことができる場合もあります。
内容証明を利用する際には、有効期限を確認しておくことが大切です。特に長期的な契約や約束事を取り交わす際には、有効期限を考慮して早めに手続きを進めることが望ましいでしょう。
内容証明の申請方法について詳しく解説する
内容証明を申請する際には、以下の手順に従って進めることができます。
- 郵便局に行く 内容証明を作成するためには、郵便局に行く必要があります。窓口で「内容証明を作成したい」と伝えると、必要な手続きが案内されます。
- 書類作成 書類を作成します。書類の種類や用途によって、必要な情報は異なるため、事前に確認しておくことが大切です。
- 封筒への入れ物 封筒に入れる書類を封筒に入れます。同封物がある場合は、必ず封筒に入れてください。
- 印鑑（捺印）・署名 受取人のサインや捺印が必要な場合は、受取人からサインや捺印をもらいます。
- 料金支払い 料金支払いを行います。料金は郵便局で支払うことができます。
以上の手順を踏むことで、内容証明の申請が完了します。また、通常内容証明と電子内容証明では申請方法が異なりますので注意しましょう。
郵便局以外で内容証明を取得する方法について
郵便局以外でも、内容証明を取得することができます。以下は、代表的な方法です。
法務局での手続き
法務局では、遺言書や相続手続きなど、様々な書類に対して公正証書を作成することができます。公正証書は、内容証明と同じように法的効力があるため、一定の証拠力を持ちます。
弁護士・司法書士の依頼
弁護士や司法書士に依頼することで、内容証明を取得することもできます。この場合は、専門家が代理人として取り交わす契約や約束事についての内容証明などが多くなります。
電子署名サービスの利用
電子署名サービスを利用することで、インターネット上から電子的な文書に対しても内容証明を取得することが可能です。ただし、電子署名サービスによっては有料プランしか存在しなかったり、有効期限が短かったりする場合もあるため、注意が必要です。
以上のように、郵便局以外でも様々な方法で内容証明を取得することができます。目的や用途に応じて適切な方法を選択しましょう。
内容証明を活用することで得られるメリット
内容証明を活用することで、以下のようなメリットがあります。
証拠力がある
内容証明は、受取人が受け取った日時や内容などが記載された「返信ハガキ」が送り主に返送されるため、書面での証拠を残すことができます。また、電子内容証明については、電子署名やタイムスタンプなどの技術を使っており、法的効力も認められています。これらにより、トラブル発生時に必要な証拠力を持つことができます。
信頼性が高い
郵便局では、書留や内容証明の配達状況を追跡することができます。また、電子内容証明においては、公的機関から認定された認証局によって発行されたものであれば、第三者機関からも信頼性が高いと評価されます。このため、取引相手や顧客からの信頼度向上につながる場合もあります。
手間や時間を節約できる
通常の内容証明は郵便局へ行かなければならず手間暇かかりますが、電子署名サービスを利用した場合は自宅でも簡単に作成することが可能です。また、「書留」と「内容証明」の両方を申し込む際は書留料金も必要です。しかし、「通常の内容証明」だけ申し込んだ場合よりも費用対効果的です。
以上のように、内容証明を活用することで多くのメリットを得ることが出来ます。特にビジネスシーンでは重要な役割を果たすため積極的に利用してみましょう。
以上が、内容証明の書き方となります。トラブルや不安な取引を行う際には、ぜひ活用してみてください。