稟議書は、上司に提出する重要な書類であり、その書き方には一定のルールがあります。稟議書は、会社内での意思決定に必要不可欠な書類であり、新規事業や大きな投資、人員採用、予算配分などについて、上司に報告・承認を得るために使用されます。
今回の記事では、稟議書の書き方について、以下の10のポイントで丁寧に解説します。
1. 稟議書とは何か？
稟議書とは、会社内での意思決定に必要不可欠な書類であり、上司に報告や承認を得るために使用される書類です。稟議書には、新規事業や大きな投資、人員採用、予算配分などが含まれます。
2. 稟議書の種類とその違い
稟議書には、一般的な稟議書と決裁申請書の2種類があります。一般的には、承認を得るために提出する書類が稟議書であり、費用の支払いや発注などを行う場合は、決裁申請書を提出します。稟議書と決裁申請書の違いについては、明確に理解しておく必要があります。
3. 稟議書の書き方
稟議書の書き方は、以下のような流れで行います。
1. タイトル
稟議書のタイトルは、稟議書の内容を一言で表すものです。具体的には、「新規事業提案に関する稟議書」や「人員採用に関する稟議書」などがあります。タイトルは、読み手にとって分かりやすく、簡潔であることが重要です。
2. 提出先
稟議書は、上司に提出する書類であるため、提出先を明記する必要があります。具体的には、上司の氏名と役職を記載しましょう。提出先の情報は、稟議書の書き方において非常に重要な要素です。
3. 提出者
提出者の氏名と役職を明記しましょう。提出者の情報を明確にすることで、稟議書の信頼性を高めることができます。
4. 目的
稟議書の目的は、何を報告するために書かれたものかを明確にすることです。具体的には、新規事業提案、人員採用、予算配分などがあります。目的を明確にすることで、稟議書の読み手にとって理解しやすくなります。
5. 提案内容
稟議書には、提案内容を詳細に記載する必要があります。具体的には、提案の背景、目的、具体的な内容、そのメリット・デメリットなどを記載しましょう。提案内容は、稟議書の中心となる部分であり、しっかりと説明することが必要です。
6. 詳細な説明
提案内容を記載した後は、詳細な説明を加える必要があります。具体的には、提案内容の具体的な実施手順や日程、必要な予算、協力会社・部署などを記載しましょう。詳細な説明を加えることで、稟議書の信頼性を高めることができます。
7. 実施予定日
提案内容の実施予定日を設定することで、スケジュール管理がしやすくなります。具体的には、実施開始日、完了予定日を記載しましょう。実施予定日の設定は、稟議書作成において重要なポイントです。
8. 費用
必要な費用について、詳細な説明を行いましょう。具体的には、必要な予算や支払い方法、支払い期日などを記載しましょう。費用の詳細については、稟議書の信頼性を高めるためにも、正確に記載する必要があります。
9. 承認
提案内容に対する承認・否認の結論を記載します。具体的には、承認する場合には、承認者の氏名と役職を明記し、否認する場合には、理由を明確にしましょう。承認については、稟議書の中でも非常に重要な要素です。
10. 結論
最後に、提案内容に対する承認・否認の結論を記載します。具体的には、承認する場合には、承認者の氏名と役職を明記し、否認する場合には、理由を明確にしましょう。結論は、稟議書全体を締めくくる重要な要素です。
4. 稟議書の承認プロセスについて
稟議書は、上司に提出して承認を得るための書類ですが、承認プロセスには一定のルールがあります。稟議書を提出する前に、社内での承認フローを理解し、適切な手順を踏むことが必要です。
まず、稟議書を作成したら、上司に提出します。上司は、稟議書の内容を確認し、必要な場合は他部署や役員からの意見を取り入れたうえで、承認・否認の意思決定を行います。
もし上司から否認された場合は、その理由を詳細に理解しましょう。そして再度提案内容や文言などを修正して改めて提出することもできます。
また、大きな投資や新規事業など重要性が高い稟議書では、役員会や経営会議で審査されることもあります。この場合は、より多くの人々から意見やアドバイスを受けることができるため、提案内容の充実度が高まります。
以上が稟議書の承認プロセスについてです。適切な手続きを踏み、上司や役員からしっかりと支持された提案内容であれば、より円滑な事業推進に繋がることでしょう。
稟議書のフォーマットに関する注意点
稟議書を作成する際には、フォーマットにも気を配る必要があります。以下に、稟議書のフォーマットに関する注意点をいくつか紹介します。
1. ページレイアウト
稟議書は、読み手が読みやすいようなページレイアウトで作成することが重要です。具体的には、余白を十分に確保し、文字の行間や文字サイズなども適切に設定することが大切です。
また、稟議書のページ数も適切な範囲内で抑えるよう心掛けましょう。内容が多岐に渡る場合は、目次や見出しを活用して整理しましょう。
2. 書式
稟議書の書式は一定のルールがあります。例えば、提出先や提出日時などは必ず明記する必要があるほか、段落ごとに空白行を入れて視認性を高めることも必要です。
また、文言も丁寧かつ明確な表現で描写することが求められます。例えば、「○月末まで」という表現ではなく、「2021年12月31日まで」と具体的な期限を示すよう心掛けましょう。
3. 添付資料
稟議書に添付資料がある場合は、差し支えない範囲で添付して提出するよう心掛けましょう。ただし、添付資料は本文中で参照されているものに限ります。
また、添付資料が多くなる場合や容量の大きいファイルを扱う場合は、事前に上司と相談してから提出するよう留意してください。
以上が稟議書のフォーマットに関する注意点です。正しく整形された稟議書は読み手への印象も良く信頼性も高まります。フォーマット面でも丁寧さを忘れず作成してください。
稟議書の例文やテンプレート集
稟議書を作成する際には、例文やテンプレートを参考にするとスムーズに作成できる場合があります。ここでは、一般的な稟議書の例文やテンプレートをいくつか紹介します。
1. 新規事業提案に関する稟議書
タイトル：新規事業提案に関する稟議書
提出先：〇〇部長 様
提出者：△△ 部署 ◇◇課 担当 佐藤花子
目的：新規事業の立ち上げに向けた提案
提案内容： 弊社では、現在市場ニーズが高まっている□□分野に注力し、新規事業を立ち上げることを提案します。この分野では、競合他社も多く見受けられますが、当社独自の技術力とネットワークを活かすことで差別化したサービス展開が可能だと考えています。
詳細な説明： 本事業は、現在進行中の□□プロジェクトから発展したものであり、既存顧客層へのアップセル効果も期待できます。また、将来的なマーケット拡大も見込めるため、長期的なビジョンも持って取り組むことが可能です。
実施予定日： 2022年4月1日より開始予定
費用： 1000万円（内訳） ・人件費：500万円 ・広告宣伝費：200万円 ・その他経費：300万円
承認： 〇〇部長 様（承認）
2. 人員採用に関する稟議書
タイトル：人員採用に関する稟議書
提出先：〇〇部長 様
提出者：△△ 部署 ◇◇課 担当 鈴木一郎
目的：新卒採用計画の立案および採用枠確保のための申請
提案内容： 弊社では今後5年間で急速なビジネス拡大が予想されております。これに伴い新卒採用数を増加させる必要性があるため、今年度は従来比30名増の160名程度を採用する方針です。
詳細な説明： 今回求められている職種は主にエンジニア職であります。市場競争率が非常に高く優秀な学生を確保するため、大学等へ積極的なPR活動を行う必要性があるため広報費等も計上しております。
実施予定日: 2022年3月1日より適正評価会開始 2022年4月1日より入社式開催予定
費用： 6000万円（内訳） ・広報費: 2000万円 ・人件費: 4000万円
承認: 〇〇部長 様（承認）
以上が一般的な稟議書例文やテンプレート集です。
稟議書を効率的に作成するためのヒント
稟議書は、ビジネスシーンにおいて欠かせない書類ですが、作成に時間や手間がかかってしまうこともあります。そこで、以下に稟議書を効率的に作成するためのヒントを紹介します。
1. 目的を明確化する
稟議書を作成する前に、提案内容の目的を明確化しておくことが大切です。具体的には、「なぜこの提案が必要なのか」「どのような課題解決や業務改善につながるのか」などを整理しましょう。
目的が明確であれば、稟議書全体のフォーカスも統一されやすくなります。また、目的が共有されている場合は、上司からも承認されやすくなるため、稟議書作成の重要なポイントです。
2. 資料を整理する
提案内容に関連する資料は事前に集めておきましょう。例えば、市場調査レポートや競合他社分析資料、過去実績データなどが挙げられます。
これら資料を整理してから稟議書作成に取り掛かることで、情報収集や引用箇所の把握もしやすくなります。また、必要最低限度の情報だけを取捨選択することで冗長性も減ります。
3. 構成を決定する
稟議書は一般的に以下のような構成で作成されます。
- タイトル
- 提出先・提出者
- 目的
- 提案内容
- 詳細説明
- 実施予定日
- 費用
- 承認
- 結論
これら構成要素は基本中の基本ですが、「詳細説明」部分は必要最低限度以上でも十分です。また、「実施予定日」と「費用」部分は具体性重視で記載してください。
4. 文言表現を工夫する
稟議書では正確性だけでなく読み手への印象も重要です。そのため文言表現も工夫しなければいけません。「〜する必要性がある」という表現より「〜した方が良い」という肯定形表現、「〜問題点あり」という否定形表現より「〜改善策必要」という建設的表現等々.
文言表現では丁寧さとわかり易さも意識してください。「専門用語」や「略語」は可能な限り使用しないよう心掛けましょう。また、「動詞 + 形容詞」ではなく「形容詞 + 名詞」という順序で記述した方が視覚効果も高まります。
以上が稟議書を効率的に作成するためのヒントです。これらポイントを意識しながらスムーズかつ信頼性の高い稟議書作成に取り組みましょう。
稟議書で避けるべきポイントとは？
稟議書を作成する際には、注意点だけでなく避けるべきポイントも把握しておくことが重要です。以下に、稟議書で避けるべきポイントをいくつか紹介します。
1. 資料の信頼性を確認する
稟議書に添付する資料は、必ず信頼性の高いものを選択しましょう。例えば、インターネット上から入手した情報や自社内部のデータでも、その正確性や最新性が保証されていない場合があります。
そのため、情報収集時には複数のデータソースから照らし合わせることや、専門家の意見を聞くことも大切です。また、引用箇所がある場合は出典元も明記するよう留意してください。
2. 意図が伝わりにくい表現を使わない
稟議書では冗長な表現や意図が伝わりにくい表現を使用しないよう心掛けましょう。例えば、「〜に関して」という表現は「〜について」、「〜する予定である」という表現は「〜する」という簡潔な表現に置き換えることができます。
また、業界特有の専門用語や略語は極力使用せず、一般的な言葉で記述するよう努めましょう。これら工夫すれば読み手への印象も良くなります。
3. 文章構成が分かりにくい
稟議書は長文であるため文章構成を整理しなければ読み手にとって混乱し易くなります。そのため、「提案内容」「詳細説明」等の見出しを活用したり、段落ごとに要点を整理して記述するよう心掛けましょう。
また、箇条書き形式で列挙した方が読み手から見て視認性が高まります。ただし箇条書き形式でも順序立てて列挙されているかどうか確認する必要があります。
以上が稟議書で避けるべきポイントです。これらポイントを把握してスムーズかつ信頼性の高い稟議書作成に取り組みましょう。
稟議書作成時に便利なアプリやツール
稟議書は、正確性と明瞭さが求められるため、手書きで作成するのは容易ではありません。しかし、今日では稟議書作成のための様々なアプリやツールが存在しています。以下にその中でも特におすすめのものを紹介します。
1. Googleドキュメント
Googleドキュメントは、オンライン上で文書を共同編集できるクラウドサービスです。無料で利用可能であり、複数人で同じ文書を編集することが可能です。また、テンプレートも多数用意されているため、稟議書作成に最適です。
2. Microsoft Word
Microsoft Wordは、ビジネスシーンでもっとも広く使われているワードプロセッサーの一つです。国内外問わず多くの企業が利用しており、豊富な機能や高度なフォーマット設定が可能です。
3. 稟議書作成支援ツール「Bizocean」
Bizoceanは稟議書作成支援ツールであり、提案内容を入力するだけで必要項目を自動生成してくれます。また、「自動校正」機能や「自動整形」機能が備わっており、誤字脱字のチェックや整形作業から解放されます。
以上が稟議書作成時に便利なアプリやツールです。これらを活用することで効率的かつ正確な稟議書作成が可能となります。
稟議書の表現方法について
稟議書においては、正確で明瞭な表現が求められます。しかし、その一方で、読み手の興味を引き、提案内容を訴求する表現方法も重要です。以下に稟議書の表現方法についていくつか紹介します。
1. 目的や利点を強調する
稟議書では、提案内容の目的や利点を強調することが大切です。例えば、「この提案によりコスト削減が実現できる」「この提案により新規顧客獲得が見込まれる」など具体的な利点を挙げることで、上司や関係者から承認されやすくなります。
また、目的や利点を箇条書き形式で記載することも有効です。これにより情報整理し易く、読み手へのアピールもしやすくなります。
2. 課題解決策を示す
稟議書では、「どのような問題があるか」という事実だけでなく、「どのように解決するか」という策定も重要です。具体的な改善策を提示することで、上司からの理解度も高まります。
また、課題解決策は可能な限り具体性を持たせましょう。「〜改善必要」という表現ではなく、「〜問題点A,B,Cを改善するためにはD,E,Fが必要」と具体的に示す方が分かり易く伝わります。
3. 結論部分は明確化する
稟議書では結論部分が非常に重要です。そのため、「以上の理由から○○提案します」という明確な言葉遣いで結論部分を締め括ることが望ましいです。
また、「結論部分だけ集中して読んでも意味が通じるよう」配慮した文章構成も重要です。冗長性や余計な文言は最小限度まで削ってシンプルさを追求しましょう。
以上が稟議書の表現方法についてのポイントです。これらポイントを把握してスムーズかつ魅力的な稟議書作成に取り組みましょう。
稟議書と業務改善の関係について
稟議書は、会社内で意思決定を行うための重要なツールです。そのため、稟議書を通じて提案される内容は、業務改善に直結するものが多いです。
例えば、コスト削減や生産性向上など、業務改善に関する提案や計画が稟議書に含まれることがあります。また、新規事業立ち上げや既存事業の拡大なども、企業全体の成長戦略として業務改善につながる提案であり、稟議書で承認を得ることが求められます。
さらに、稟議書作成時には、「目的」や「提案内容」だけでなく、「課題点」も明確化しなければなりません。このように課題点を洗い出すことで、業務改善の方向性を考えることができます。
以上からわかるように、稟議書作成は単なる報告書ではなく、「何をどう改善するか」という具体的な提案を含むものです。そのため、稟議書作成時は常に「今後の業務改善へ繋がるかどうか」という視点を忘れず考慮しましょう。
稟議書で考慮すべきリスク管理について
稟議書を作成する際には、提案内容のリスク管理も十分に考慮する必要があります。以下に、稟議書で考慮すべきリスク管理についていくつか紹介します。
1. リスクの洗い出し
稟議書作成時は、提案内容に伴うリスクを洗い出すことが重要です。例えば、新規事業を立ち上げる場合は市場調査不足や競合他社からの影響などが予想されます。
そのため、可能な限り多くの情報を収集し、それらを元にリスクを洗い出しておくことが望ましいです。また、どのような対策を取るかも併せて明確化しておくことで、上司や関係者からの評価も高まります。
2. リスク評価
稟議書作成時には、洗い出したリスクを評価することも大切です。具体的には、「発生確率」「影響度合」などを評価し、それらから「リスク度合」を算出します。
このような評価結果から、「優先順位」「対策の優先度」なども決定されます。そのため、正確で明瞭な評価結果が求められます。
3. 対策策定
稟議書作成時には、「どのような対策を取るか」という点も重要です。具体的には、「予防措置」「緊急時対応」「復旧措置」などが挙げられます。
また、対策内容だけでなく「責任者」「期限」なども明確化しておくことで適切な対応が可能となります。さらに、「予算計画」「人員配置」も併せて決定する必要があります。
以上が稟議書で考慮すべきリスク管理ポイントです。これらポイントを把握することで信頼性の高い稟議書作成が可能となります。
稟議書の文書管理について
稟議書は企業内で重要な意思決定を行うための文書であるため、適切な文書管理が必要不可欠です。以下に稟議書の文書管理についていくつか紹介します。
1. バージョン管理
稟議書は、提出後も何度も修正されることがあるため、バージョン管理が重要です。特に複数人で作成する場合は、誰がどのバージョンを作成したかを明確化しておくことが望ましいです。
また、修正履歴や承認履歴を残すことで、後から確認する際にも役立ちます。
2. アクセス制限
稟議書は機密性が高いことが多く、社外秘扱いになることもあります。そのため、アクセス制限を設けることが望ましいです。
特にクラウドサービス上で共同編集する場合は、アカウント情報やパスワード管理なども考慮しておく必要があります。
3. 保存期間
稟議書は企業内で意思決定を行うための文書であり、長期的な保存が求められます。そのため、「保存期間」「保管方法」なども明確化しておく必要があります。
また、法律上の義務や規定に基づき保管しなければならない場合もあるため、社内ルールや法的規定に従って保存期間を設定しましょう。
以上が稟議書の文書管理ポイントです。これらポイントを把握することで信頼性の高い稟議書作成・管理体制を構築することが可能となります。
稟議書作成時のチェックポイント
稟議書を作成する際には、いくつかのチェックポイントを確認することが重要です。以下に、稟議書作成時に確認すべきポイントをいくつか紹介します。
1. 提案内容が明確かどうか
稟議書では、「何を提案するのか」が明確でなければなりません。そのため、提案内容が具体的に記載されているかどうかを確認しましょう。
また、提案内容に関連する情報やデータも併せて整理しておくことで、提案内容の正確性や信頼性も高めることができます。
2. 文章構成に問題はないか
稟議書では、「読み手が必要な情報を効率的に把握できるよう」文章構成も重要です。そのため、冗長性や余計な文言は最小限度まで削ってシンプルさを追求しましょう。
また、文章構成だけでなく「フォントサイズ」「行間」「段落の使い方」なども適切に設定しましょう。これらの点が読み手の読みやすさや理解度に影響するため、注意深く確認することが必要です。
3. 誤字脱字や表記揺れはないか
稟議書では、「正確で明瞭な表現」が求められます。そのため、「誤字脱字」「表記揺れ」は避けるよう注意しなければなりません。
特に、数値や図表など正確性の高い情報は厳密な校閲が必要です。また、「社内共通用語辞書」や「スタイルガイドライン」を活用して統一感ある文書作成を心掛けましょう。
以上が稟議書作成時のチェックポイントです。これらポイントを把握してスムーズかつ正確な稟議書作成に取り組みましょう。
稟議書を用いたプロジェクトマネジメントの方法
稟議書は、プロジェクトマネジメントにおいても有効なツールとして活用することができます。以下に、稟議書を用いたプロジェクトマネジメントの方法について紹介します。
1. プロジェクト目的の明確化
稟議書作成時には、「何をどう改善するか」という点だけでなく、「プロジェクト目的」も明確化しなければなりません。このように目的を定めることで、プロジェクトの進捗管理や成果物の評価もスムーズに行えます。
また、目的を共有することで関係者間のコミュニケーションも円滑化し、プロジェクト全体の成功につながります。
2. プロジェクトスコープの定義
稟議書作成時には、「プロジェクトスコープ」も明確化する必要があります。具体的には、「何を対象とするか」「何を含み何を含まないか」といった点を整理しておくことが望ましいです。
これらスコープ定義は、後々の進捗管理や成果物評価だけでなく、予算やリソース配分の決定にも影響します。そのため正確性・明瞭性が求められます。
3. リスクマネジメント
プロジェクトマネジメントではリスク管理も必要不可欠です。稟議書作成時には、「どのようなリスクがあるか」「それらからどう対処するか」という点も考慮すべきです。
特に大規模・複雑なプロジェクトでは多岐にわたるリスクが存在します。そのため、稟議書作成時からリスク管理手法を考慮し、適切な対策策定や予防措置を行っておくことが重要です。
以上からわかるように、稟議書は単なる報告書ではなく「提案」や「改善」だけでなく「プロジェクトマネージメント」でも有効活用可能です。これらポイントを把握して効率的かつ成功確率の高いプロジェクトマネージメント実践しましょう。
まとめ
稟議書の書き方には一定のルールがありますが、ポイントを押さえて正確かつ効率的な稟議書を作成できます。稟議書を作成する際には、記事で解説した10のポイントをチェックして、正確な書類を提出しましょう。稟議書作成に慣れていない方でも、この記事を参考にしながら作成することができます。