【コピペOK！例文付】「顛末書」の書き方を丁寧に解説！

はじめに

「顛末書」とは、ある事件やトラブルが起こった際に、その経緯や事実関係を詳しくまとめた文書のことです。顛末書は、トラブル解決に欠かせない文書であり、事件やトラブルの経過や事実を正確に記録することで、後になっても客観的に把握することができます。

今回は、顛末書の書き方について解説します。顛末書の基本的な構成や書き方のポイント、例文や注意点、顛末書を活用する場面などを紹介します。また、顛末書を書く際に注意すべき課題についても触れていきます。

1. 顛末書の目的

顛末書の目的は、事件やトラブルの経緯や事実を客観的にまとめ、後から見た際にも正確に把握できるようにすることです。顛末書は、誰が読んでも理解できるように、明確で簡潔な文章で記述することが必要です。

2. 顛末書の基本構成

顛末書の基本構成は、次のようになります。

• 事件やトラブルの概要
• 発生時期や場所
• 関係者の情報
• 事実関係の説明
• 原因の分析
• 対応策の提案

これらの項目について、以下で詳しく解説していきます。

3. 顛末書の書き方のポイント

顛末書を書く際には、以下のポイントに注意することが大切です。

事実に基づいた客観的な記述を心がける

顛末書には、客観的な事実を記述することが求められます。自分の主観や感情に基づいた表現は避け、客観的な視点で事実を書き込むようにしましょう。

時系列に沿って書く

顛末書は、事件やトラブルの経過を正確に記録するため、時系列に沿って書くことが必要です。事実を起こった順番に沿って書くことで、後から見た際にも正確な把握が可能になります。

事実と分析を明確に区別する

顛末書には、事実と分析を明確に区別して書くことが必要です。事実を正確に記録し、分析についても客観的な視点で記述することが求められます。

関係者の個人情報は適切に扱う

顛末書には、関係者の個人情報を含むことがあります。関係者の許諾がない限り、個人情報を公開することは避けるようにしましょう。

4. 顛末書の例文

以下は、顛末書の例文です。

「20XX年X月X日XX時頃、会社Aの社員Bが、社内で社員Cに暴力を振るいました。社員Cは、顔面に打撲傷を負い、病院に搬送されました。社員Bは、当日退社し、その後行方不明となっています。」

5. 顛末書の書き方の流れ

顛末書を書く際には、以下のような流れで進めることが効果的です。

1. 事実を整理する

まずは、事件やトラブルの事実を整理します。どのような事件やトラブルが発生したのか、誰が関係したのか、どのような被害があったのかなど、事実を整理していきましょう。

2. 時系列に沿って書く

整理した事実を、時系列に沿って書いていきます。事実を起こった順番に沿って書くことで、後から見た際にも正確な把握が可能になります。

3. 事実と分析を明確に区別する

顛末書には、事実と分析を明確に区別して書くことが必要です。事実を正確に記録し、分析についても客観的な視点で記述することが求められます。

4. 関係者の情報を記載する

関係者の情報を記載します。誰が事件やトラブルに関わったのか、どのような立場にあるのかなどを明確に記載することが必要です。

5. 原因を分析する

事件やトラブルの原因を分析します。原因を明確に把握することで、再発防止策を立てることができます。

6. 対応策を提案する

事件やトラブルに対して、どのような対応策を取るべきかを提案します。再発防止策や被害の補償など、必要な対応策を明確に記載することが必要です。

6. 顛末書の課題

顛末書を書く際には、以下のような課題があります。

事実と分析を明確に区別することが難しい

顛末書において、事実と分析を明確に区別することが難しい場合があります。分析については、客観的な視点で書くことが求められます。

関係者の情報を適切に収集することが難しい

顛末書には、関係者の情報を含むことがあります。関係者の許諾がない限り、個人情報を公開することは避けるようにしましょう。

原因分析や対応策の提案について、客観的な視点を保つことが難しい

原因分析や対応策の提案については、客観的な視点を保つことが求められます。自分の主観や感情に基づいた表現は避け、客観的な視点で書くようにしましょう。

7. 顛末書の注意点

顛末書を書く際には、以下の注意点にも注意が必要です。

事実に基づいた客観的な記述を心がける

顛末書には、客観的な事実を記述することが求められます。自分の主観や感情に基づいた表現は避け、客観的な視点で事実を書き込むようにしましょう。

関係者の個人情報は適切に扱う

顛末書には、関係者の個人情報を含むことがあります。関係者の許諾がない限り、個人情報を公開することは避けるようにしましょう。

記載内容が正確であることを確認する

顛末書には、正確な事実を記載することが必要です。記載内容が正確かつ完全であることを確認しましょう。

記載内容について、関係者に確認を取る

顛末書には、関係者の証言や意見を取り入れることがあります。記載内容について、関係者に確認を取ることで、正確な事実を記録することができます。

8. 顛末書を活用する場面

顛末書は、以下のような場面で活用されます。

トラブルや事故が起こった際に、原因究明や再発防止策を立てるために活用する

顛末書は、トラブルや事故の原因究明や再発防止策を立てるために活用されます。正確な事実を記録し、客観的な視点で分析することで、再発防止策を立てることができます。

類似のトラブルや事故を未然に防ぐために、予防策を立てるために活用する

顛末書は、類似のトラブルや事故を未然に防ぐために、予防策を立てるために活用されます。過去に起こったトラブルや事故を分析し、予防策を立てることで、未然に防ぐことができます。

9. 顛末書のまとめ

顛末書は、事件やトラブルの経緯や事実を正確にまとめるための文書です。客観的かつ正確な記述を心がけ、関係者の個人情報は適切に扱い、原因分析や対応策の提案について客観的な視点を保つようにしましょう。

10. 顛末書の例文のまとめ

以下は、顛末書の例文のまとめです。

「20XX年X月X日XX時頃、会社Aの社員Bが、会社の駐車場で自動車を運転中に、同じ会社の社員Cの車両に接触しました。社員Bは車両を停め、社員Cに対して謝罪しました。社員Cは、車両に損傷があることを確認し、社員Bに対して損害賠償を請求することにしました。」

11. 顛末書の書き方の改善案

顛末書の書き方について、よりわかりやすく、読みやすくするための改善案を以下に示します。

1. 目次をつける

顛末書は、長文になる場合があるため、目次をつけることで、読み手にとってわかりやすくなります。目次の作成には、Notionの「トグルリスト」機能を活用することができます。

2. 見出しを使う

見出しを使うことで、文章をわかりやすく整理することができます。Notionでは、見出しを作成するためのショートカットキー「/」を活用することができます。

3. 箇条書きを使う

箇条書きを使うことで、文章をスッキリとした印象にすることができます。Notionでは、箇条書きを作成するためのショートカットキー「-」を活用することができます。

4. 画像や図表を使う

顛末書には、画像や図表を使うことで、文章を補足することができます。Notionでは、画像や図表を簡単に挿入することができます。

5. テンプレートを活用する

顛末書を作成する際には、テンプレートを活用することで、手間を省くことができます。Notionには、顛末書用のテンプレートが用意されているため、活用してみることをおすすめします。

顛末書の書き方を解説！基本的なフォーマットと注意点

顛末書は、何らかの出来事や事故などが発生した際に、その経緯や原因、対応策などを記録する文書です。基本的なフォーマットとしては、以下の項目が挙げられます。

• 日時・場所
• 発生した出来事の内容
• 原因の分析
• 対応策
• 今後の対応策

また、注意点としては、客観的かつ具体的な情報を記載することが重要です。また、事実と想像や仮説を明確に区別し、根拠を示すことも必要です。

顛末書の書き方テンプレートを公開！書き出しや本文の例文付き

顛末書の作成に慣れていない人でも、テンプレートを使用することでスムーズに作成することができます。以下に、書き出しや本文の例文付きのテンプレートを公開します。

[書き出し]
YYYY年MM月DD日XX時XX分頃、[場所]において、[出来事]が発生いたしました。

[本文]
この度は、[出来事]に関して、誠にご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。発生した経緯につきましては以下の通りです。[以下、事実に基づいた記載]

顛末書の書き方をわかりやすく解説！社内向けの書き方のポイント

社内向けの顛末書を作成する際には、以下のポイントに注意しましょう。

• 上司や関係者に対する報告書としての役割を果たすこと
• 内部的な情報や専門用語を使用することができること
• 情報共有の目的であることを念頭におき、必要な情報を適切に伝えること

以上の点を踏まえ、わかりやすく、かつ適切な情報を記載するようにしましょう。

顛末書を書くときに注意すべきポイントとは？やばいと思ったときの対処法

顛末書を作成する際に注意すべきポイントとしては、以下の点が挙げられます。

• 主観的な意見や推測を避け、客観的な事実を記載すること
• 関係者のプライバシーや機密情報に配慮すること
• 結論や判断を含めないこと

また、顛末書の作成にあたって、やばいと思った場合には、以下のような対処法があります。

• 冷静になって、事実を整理する
• 上司や先輩などに相談する
• 関係者との話し合いを行い、事実を確認する

顛末書のサンプルを紹介！実際に使える事例を解説

顛末書のサンプルを見ることで、イメージを具体化することができます。以下に、実際に使える顛末書の事例を紹介します。

• 退職者によるデータ漏洩事故
• 商談中のトラブルによるクレーム発生
• 社員によるセクハラ行為の報告

それぞれの事例において、どのように記載されているかを確認し、参考にしてみましょう。

顛末書の書き方を解説！社外向けに書くときのポイントと例文

社外向けの顛末書を作成する際には、以下のポイントに注意しましょう。

• 簡潔かつ明確な文体を使用すること
• 事実に基づいて、客観的な情報を記載すること
• 法的な問題がある場合には、法的なアドバイザーと相談し、記載内容を確認すること

以下に、社外向けの顛末書の例文を示します。

[書き出し]
ご迷惑をおかけいたしましたことを心よりお詫び申し上げます。この度、[出来事]が発生いたしましたことをご報告いたします。

[本文]
当社の[部署名]におきまして、[出来事]が発生いたしました。今後、再発防止策を講じるとともに、被害者様に対しては、適切な対応を行ってまいります。

顛末書の書き方に謝罪文を含めるべき理由とは？書き方のコツも解説

顛末書に謝罪文を含めるべき理由としては、以下の点が挙げられます。

• 謝罪の意を示すことで、関係者に対する誠意が示せること
• 謝罪の内容が明確になることで、再発防止策が立てやすくなること

また、謝罪文を含める際には、以下のコツがあります。

• 謝罪の意を示すことを明確にする
• 謝罪の理由を明確にし、再発防止策を示す
• 言葉遣いに注意し、誠意を伝える

顛末書を書くときに注意すべき事故の種類と対処法

顛末書を作成する際に、よくある事故の種類と、対処法について解説します。

• 個人情報漏洩：情報管理の徹底、被害者への謝罪と対応策の提示
• トラブルやクレーム：早期対応、誠意の示し方に注意
• セクハラ・パワハラ：被害者の安全性確保、加害者の処分と改善策の提示

以上のように、事故の種類に応じた対処法を適切に記述し、再発防止策を立てるようにしましょう。

顛末書と人事評価の関係とは？評価につながる書き方のポイントを解説

顛末書の作成は、人事評価にも影響を与えることがあります。そのため、以下のポイントに注意しましょう。

• 責任の所在を明確にすること
• 問題解決に向けた行動力を示すこと
• 再発防止策を提示すること

また、自分自身が顛末書を作成した場合には、自己評価書の材料としても活用することができます。

顛末書の書き方でよくある間違いとは？失敗しないためのコツと注意点

顛末書の作成において、よくある間違いとしては、以下の点が挙げられます。

• 事実と想像の区別がつかないこと
• 客観的な情報を記載していないこと
• 謝罪文があいまいなこと

以上のような失敗を避けるためには、冷静で客観的な立場で記載することが大切です。また、謝罪文については、明確で誠実な言葉を使うようにしましょう。

まとめ

顛末書は、何らかの出来事

まとめ

今回は、顛末書の書き方について解説しました。顛末書は、事件やトラブルの経緯や事実を正確にまとめるための文書であり、トラブル解決に欠かせないものです。顛末書を書く際には、客観的かつ正確な記述を心がけ、関係者の個人情報は適切に扱い、改善案を活用することで、よりわかりやすく、読みやすいものにすることができます。