はじめに
「送付状」という文書を聞いたことがありますか？「送付状」とは、書類を送る際に同封して、どのような書類を送ったのかを明確にするための文書です。ビジネスシーンにおいては、契約書や請求書など、大切な書類を送る際に必要なものとなります。しかし、その書き方がわからないと、相手に誤解を与えたり、時間を無駄にしたりしてしまうことがあります。本記事では、そんな「送付状」の書き方について、具体的な例文を交えながら解説していきます。
送付状の概要
「送付状」とは、書類を送る際に同封して、どのような書類を送ったのかを明確にするための文書です。具体的には、送信元・送信先・送信日時・送付書類の内容などが記載されます。これらの情報が明確になっていれば、相手側はスムーズに書類を受け取ることができます。
また、送付状は、ビジネスシーンにおいては、書類の重要性や内容によって省略できない場合があります。書類に対しての説明が必要な場合には、必ず同封して送るようにしましょう。
送付状の書き方
それでは、具体的に「送付状」の書き方について解説していきます。以下の項目を抑えていれば、正確かつ丁寧な「送付状」を作成することができます。
1. 送信元の情報を記載する
まずは、送信元の情報を記載します。「〇〇会社 御中」「〇〇部 〇〇担当 様」などの敬称を使い、相手に対して敬意を示しましょう。また、会社名・部署名・名前なども明確に記載するようにしましょう。
2. 送信先の情報を記載する
次に、送信先の情報を記載します。こちらも、送信元同様、「〇〇会社 御中」「〇〇部 〇〇担当 様」などの敬称を使って記載しましょう。送信先の会社名・部署名・名前なども明確に記載するようにしましょう。
3. 送信日時を記載する
送信日時も必ず記載しましょう。年月日だけでなく、曜日や時間帯も記載すると、相手側が受け取ったタイミングや緊急性などが伝わります。
4. 送付書類の内容を記載する
「送付状」には、送付する書類の内容も記載するようにしましょう。書類名や件名、枚数などを明確に記載することが大切です。また、書類に対する説明や注意点なども、必要に応じて記載しましょう。
5. 丁寧な文章で記載する
「送付状」は相手に書類を送る際の敬意や丁寧さを示すものです。そのため、文章も丁寧でわかりやすいものにするようにしましょう。誤字脱字がないように注意することも大切です。
6. 無駄なく要点をまとめる
「送付状」は、相手に対して必要な情報を無駄なくまとめたものであることが大切です。必要最低限の情報を記載し、簡潔にまとめるようにしましょう。また、冗長な表現や、不必要な情報は省きましょう。
7. 見やすいレイアウトにする
文章だけでなく、レイアウトにも気を配ることが大切です。見やすいように、文字の大きさや配置を調整したり、箇条書きにするなど、レイアウトを工夫しましょう。
8. 署名・捺印を忘れずにする
「送付状」には、送信元の署名と、捺印が必要です。書類を受け取った相手に、送信元が確実に誰であるかを示すために、必ず署名・捺印を忘れずにしましょう。
9. 電子送付の場合は、件名に「送付状」と明記する
電子送付の場合は、メールの件名に「送付状」と明記することで、相手に伝えましょう。
10. 例文を参考にする
最後に、例文を参考にすることをおすすめします。正確かつ丁寧な「送付状」を作成するためには、実際の例文を見て、自分なりにアレンジすることが大切です。
送付状の例文
以下は、書き方の例として挙げたものです。必要に応じて、自分なりにアレンジするようにしましょう。
- 送信元の情報 〇〇会社 御中 〇〇部 〇〇担当 様
- 送信先の情報 △△株式会社 御中 〇〇部 〇〇担当 様
- 送信日時 令和○○年○月○日
- 送付書類の内容 ○○に関する契約書
以上の書類を送付いたしますので、何卒ご確認のほどよろしくお願いいたします。
送付状の基本的な書き方とは？
送付状は、書類の添え状として送る場合と、別途送る場合があります。書類の添え状として送る場合は、書類を同封する封筒の中に添え状を入れます。別途送る場合は、封筒に書類と添え状を入れ、別途封筒を送付します。送付状は、下記の項目を必ず記載するようにしましょう。
- 差出人・宛先の氏名、住所、電話番号
- 送付する書類の名称、枚数、目的
- 緊急性がある場合は、必ず「緊急」と明記する
- 添え状として送る場合は、必ず「添え状」と明記する
ビジネスで使う送付状の書き方と注意点
送付状は、ビジネスで重要な文書です。送付状を書く際には、以下の点に注意しましょう。
- 送付状は、書類を送る前に作成し、必ず同封するようにする
- 送付状は、丁寧かつ簡潔に記載するようにする
- 送付状の文面は、ビジネスの場合は敬語で書くことが望ましい
- 受取人が確認しやすいように、書類と添え状は必ず同じ封筒に入れるようにする
書類送付状の例文を紹介！書き方に迷ったら参考に
送付状の書き方に迷った場合は、例文を参考にするのも一つの方法です。以下は、一般的な書類送付状の例文です。
敬具
○○会社
住所
電話番号
御中
このたびは、下記の書類をお送りいたしますので、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
【送付書類名】
枚数：〇〇
目的：〇〇
この書類は、大変重要なものでございますので、速やかなご確認をお願いいたします。
敬具
差出人氏名
住所
電話番号
送付状のテンプレートを使って書く方法とポイント
送付状を書く際には、テンプレートを活用するとスムーズに作成することができます。テンプレートを使用する際は、以下のポイントに注意しましょう。
- 送付状のテンプレートは、インターネット上で無料でダウンロードすることができます
- ダウンロードしたテンプレートは、必ず自分の情報に置き換えるようにしましょう
- 送付状をそのまま利用する場合でも、必ず内容を確認し、自分の書類に合わせて修正するようにしましょう
手書きで書く送付状の例文を紹介！
送付状は、パソコンで作成することもできますが、手書きで書くこともできます。手書きで書く場合は、以下の例文を参考にしてみてください。
（書類添え状の場合）
敬具
○○会社 御中
このたびは下記の書類をお送りいたしますので、ご確認のうえ、よろしくお願い申し上げます。
【送付書類名】
枚数：〇〇
目的：〇〇
敬具
差出人氏名
手書きで簡単に書く送付状の書き方と注意点
手書きで送付状を書く場合は、以下の点に注意しましょう。
- 筆記体で書く場合は、読みやすい大きさで書くようにする
- 文字が乱れないように、ゆっくりと丁寧に書くようにする
- 必ず、差出人の氏名、住所、電話番号、宛先の氏名、住所、電話番号を記載するようにする
送付状のビジネスでの使い方とは？
送付状は、ビジネスの場でも重要な役割を果たします。ビジネスでの送付状の使い方は、以下のようなケースが挙げられます。
- 見積書や請求書を送付する場合
- 契約書や報告書を送付する場合
- 資料やサンプルを送付する場合
書類送付の添え状を手書きする際の注意点と例文
書類送付の添え状を手書きする場合は、以下の点に注意しましょう。
- 必ず、差出人の氏名、住所、電話番号、宛先の氏名、住所、電話番号を記載するようにする
- 添え状の内容は、書類の内容や目的に合わせて適切に記載するようにする
以下は、一般的な書類送付の添え状の例文です。
敬具
○○会社 御中
このたびは、下記の書類をお送りいたしますので、ご確認のうえ、よろしくお願い申し上げます。
【送付書類名】
枚数：〇〇
目的：〇〇
敬具
差出人氏名
個人から会社へ書類を送る場合の添え状の書き方と例文
個人から会社へ書類を送る場合には、以下の点に注意しましょう。
- 送付状は丁寧に書くようにする
- 会社名、部署名、担当者名を必ず記載するようにする
- 会社名、部署名、担当者名が分からない場合は、電話で確認するようにする
以下は、個人から会社へ書類を送る際の添え状の例文です。
敬具
○○株式会社
担当者 御中
このたびは、下記の書類をお送りいたしますので、ご確認のうえ、よろしくお願い申し上げます。
【送付書類名】
枚数：〇〇
目的：〇〇
敬具
差出人氏名
住所
電話番号
送付状に必ず書くべき重要な項目とは？
送付状には、以下の項目を必ず記載するようにしましょう。
- 差出人・宛先の氏名、住所、電話番号
- 送付する
まとめ
「送付状」は、書類を送る際に同封して、どのような書類を送ったのかを明確にするための文書です。送信元・送信先・送信日時・送付書類の内容を丁寧に記載し、レイアウトにも気を配ることで、相手にわかりやすく伝えることができます。ぜひ、本記事を参考にして、正確かつ丁寧な「送付状」を作成してみてください。