導入文
Outlookは、ビジネスに欠かせないメールクライアントの一つですが、メールの保存方法については不明な点が多いかもしれません。この記事では、Outlookメールの保存方法について、詳しく解説していきます。
Outlookメールの保存方法
Outlookでメールを保存する方法には、いくつかの方法があります。以下では、それぞれの方法について詳しく説明します。
フォルダに保存する
Outlookでは、メールをフォルダに保存することができます。保存したいメールを選択し、右クリックして「名前を付けて保存」をクリックします。保存先のフォルダを選択して「保存」をクリックするだけで、メールをフォルダに保存することができます。
アーカイブする
Outlookでは、定期的にメールをアーカイブし、メールボックスを整理することができます。アーカイブは、古いメールを自動的に別の場所に移動することで、メールボックスの容量を節約することができます。アーカイブしたメールは、必要に応じて検索して取り出すことができます。アーカイブするメールの期間や保存先フォルダを設定することができます。
メールボックスをエクスポートする
Outlookでは、メールボックスをエクスポートして、別の場所にバックアップすることができます。エクスポートするには、「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」→「エクスポート」を選択して、エクスポート先と保存するメールデータを選択するだけです。エクスポートしたメールは、必要に応じてインポートして取り出すことができます。また、エクスポート先によっては、自動バックアップ機能がついている場合があります。
クラウドに保存する
Outlookでは、OneDriveやSharePointなどのクラウドサービスにメールを保存することができます。Outlookアプリにログインして、保存したいメールを選択し、「ファイル」→「OneDriveに保存」を選択するだけで、クラウドにメールを保存することができます。クラウドに保存することで、複数の端末からアクセスできるほか、容量の心配もなくなります。
PSTファイルに保存する
Outlookでは、PSTファイルにメールを保存することができます。PSTは、Outlookデータファイルの一種で、メールやカレンダーなどのデータを保存することができます。PSTファイルに保存するには、「ファイル」→「情報」→「アカウント設定」→「アカウント設定」→「データファイル」を選択して、「新しいOutlookデータファイル」を選択します。PSTファイルに保存したメールは、必要に応じて開いて読んだり、別のOutlookアカウントにインポートすることができます。
メールをPDFに変換して保存する
Outlookでは、メールをPDFに変換して保存することができます。保存したいメールを選択し、「ファイル」→「PDFまたはXPSに変換」を選択して、「PDF文書」を選択します。保存先と保存するファイル名を指定して、「保存」をクリックするだけで、メールをPDFに変換して保存することができます。PDFは、どの端末でも開くことができるほか、印刷やメールでの送信も簡単に行えます。
メールを印刷して保存する
Outlookでは、メールを印刷して保存することもできます。保存したいメールを開き、「ファイル」→「印刷」を選択して、印刷設定を調整します。印刷先をPDFに設定して、「印刷」をクリックするだけで、メールをPDFに印刷して保存することができます。印刷することで、紙に保存することもできます。
保存方法の比較
それぞれの保存方法には、それぞれメリット・デメリットがあります。以下に比較表をまとめました。
| 保存方法 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| フォルダに保存する | 簡単に保存できる | 容量の心配がある |
| アーカイブする | 定期的に処理することでメールボックスが整理される | 必要なメールを探す手間がかかる |
| メールボックスをエクスポートする | バックアップに適している | インポートするまでに手間がかかる |
| クラウドに保存する | 複数の端末からアクセスできる | クラウドサービスが利用できない場合がある |
| PSTファイルに保存する | Outlookアカウントに依存しない | PSTファイルが破損するとデータが失われる可能性がある |
| メールをPDFに変換して保存する | どの端末でも開ける | 編集ができない |
| メールを印刷して保存する | 紙に保存できる | 印刷する手間がかかる |
保存方法の選び方
どの保存方法を選ぶかは、自分の使い方やニーズに合わせたものを選ぶことが大切です。以下に、保存方法の選び方のポイントをまとめてみました。
- 容量を気にしている場合は、フォルダに保存する方法や、定期的にアーカイブする方法がおすすめです。
- バックアップを取りたい場合は、メールボックスをエクスポートする方法や、PSTファイルに保存する方法がおすすめです。
- 複数の端末からアクセスする場合は、クラウドに保存する方法がおすすめです。
- メールの編集をしない場合は、メールをPDFに変換して保存する方法や、メールを印刷して保存する方法がおすすめです。
まとめ
Outlookでメールを保存する方法には、いくつかの方法があります。それぞれの方法にはメリット・デメリットがあり、自分に合った方法を選ぶことが大切です。容量を気にしている場合は、アーカイブする方法や、定期的にフォルダに保存する方法がおすすめです。バックアップを取りたい場合は、メールボックスをエクスポートする方法や、PSTファイルに保存する方法がおすすめです。複数の端末からアクセスする場合は、クラウドに保存する方法がおすすめです。また、メールの編集をしない場合は、メールをPDFに変換して保存する方法や、メールを印刷して保存する方法がおすすめです。大切なメールは、適切に保存して、必要な時に取り出すようにしましょう。