【コピペOK！】「不採用通知」の例文を初心者に簡単紹介

はじめに

就職活動をしていると、残念ながら「不採用通知」を受け取ることもあります。不採用通知は、その後の就職活動に影響するため、きちんとした文章で送ることが大切です。この記事では、初心者でも使いやすい「不採用通知」の例文をご紹介します。

不採用通知の例文１：丁寧な言葉遣い

採用に至らなかった場合、まずは丁寧な言葉遣いでお礼を伝えることが大切です。例えば、「貴社には多大なるご配慮をいただき、誠にありがとうございました。」といった感謝の気持ちを示しましょう。しかし、堅苦しい表現は必要ありません。相手と同じ目線で、わかりやすく伝えるように心がけましょう。

不採用通知の例文２：事実を伝える

不採用理由について、適当な理由をつけて伝えることは避けましょう。事実を伝えることが大切です。例えば、「今回は、他の候補者に比べて経験やスキルが不足していると判断しました。」といった具体的な理由を伝えることが望ましいです。ただし、相手を傷つけるような表現は避け、建設的なアドバイスを添えるとより良いでしょう。

不採用通知の例文３：今後の機会について

不採用通知では、今後の機会についても触れることが大切です。例えば、「今回は採用に至りませんでしたが、今後も貴社で働く機会があれば、また応募したいと考えております。」といったように、今後のチャンスについて意欲的に伝えましょう。相手からの返信を待つこともありますので、今後の展開についても考えておくと良いでしょう。

不採用通知の例文４：再応募についてのアドバイス

不採用通知では、再応募についてのアドバイスを受けることもできます。例えば、「今回は不採用となりましたが、再度応募を検討される場合は、面接時によく聞かれた質問についてもう一度考えてみることをお勧めします。」といったように、次回の面接に向けてアドバイスをもらいましょう。ただし、相手のプライバシーを侵害することは避け、適切な言葉で伝えるよう心がけましょう。

不採用通知の例文５：短文で伝える

不採用通知は、長々とした文章で伝える必要はありません。短くまとめて伝えることが大切です。例えば、「この度は貴社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。残念ながら今回は採用に至りませんでした。今後の貴社のご繁栄をお祈り申し上げます。」といったように、シンプルな文章で伝えましょう。ただし、短文であっても伝えるべき内容は欠かさず、要点を絞って伝えるようにしましょう。

不採用通知の例文６：個人情報の取り扱いについて

不採用となった場合、応募した個人情報の取り扱いについても伝えることが望ましいです。例えば、「今回は採用に至りませんでしたが、ご提供いただいた個人情報については、適切に保管し、厳正に管理いたします。」といったように、個人情報の安全性についても伝えましょう。相手からの信頼を得るためにも、適切な個人情報の取り扱いを心がけましょう。

不採用通知の例文７：感謝の気持ちを伝える

不採用通知で、応募者に感謝の気持ちを伝えることも大切です。例えば、「多大なるご配慮をいただき、誠にありがとうございました。」といったように、応募者の時間や労力を考え、感謝の言葉を伝えましょう。ただし、義務的な感謝ではなく、相手に対して本当に感謝しているという気持ちを込めるようにしましょう。

不採用通知の例文８：敬意を示す

不採用通知で、応募者に対して敬意を示すことも重要です。例えば、「貴重な経験をいただけるチャンスを与えていただき、心より感謝申し上げます。」といったように、敬意を示す言葉を入れることで、応募者の印象を良くすることができます。ただし、過剰な敬意は相手に対して不快感を与えることもあるため、相手との関係性に合わせた表現を心がけましょう。

不採用通知の例文９：フォローアップについて

不採用通知で、フォローアップの旨を伝えることもできます。例えば、「今後も貴社に興味を持っておりますので、何かご縁がありましたら、お知らせいただければ幸いです。」といったように、今後の連絡についても伝えましょう。ただし、安易にフォローアップをすると相手に迷惑をかけることにもなるため、相手の意向を尊重するようにしましょう。

不採用通知の例文１０：結びの言葉

最後に、不採用通知の結びの言葉についても考えておきましょう。例えば、「貴社の今後のご発展をお祈りいたします。」といったように、丁寧な言葉で締めくくりましょう。ただし、結びの言葉も相手との関係性に合わせた表現を心がけることが大切です。

不採用通知の送り方：メール、手紙、電話など

不採用通知を送る方法にはいくつかあります。一般的には、メールや手紙での送付が多いですが、場合によっては電話で直接伝えることもあります。以下では、それぞれの方法について詳しく解説します。

メールでの送付

メールで不採用通知を送付する場合は、件名に「不採用通知」と明記しましょう。また、相手の名前や役職などを確認してから送信するように心がけましょう。本文は丁寧な言葉遣いで記述し、「返信不要」という旨も明記しておきましょう。

手紙での送付

手紙で不採用通知を送付する場合は、封筒や便箋に会社名や住所などを正確に記入しておきましょう。また、ワープロやパソコンなどを使って印刷した文章よりも自筆の手紙の方が好感度が高くなるため、手書きで書くことをおすすめします。

電話で直接伝える

電話で直接不採用通知を伝える場合は、事前に相手と連絡先を共有しておく必要があります。また、相手が時間的余裕がある状況かどうかも確認してから連絡するよう心がけましょう。本文は口頭で伝えるため、「返信不要」という旨も念押ししておきましょう。

以上のように、不採用通知の送り方は様々です。その際には相手との関係性や状況などを考慮して適切な方法を選ぶよう心がけましょう。

不採用理由を伝える際の注意点

不採用通知において、応募者に対して不採用理由を伝えることは大切ですが、その際には注意点もあります。まず、冷静かつ客観的な視点で伝えるように心がけましょう。感情的な表現や誤解を招くような表現は避け、具体的かつ明確な言葉で伝えることが望ましいです。

また、不採用理由は適切な範囲内で伝えるようにしましょう。求人票や面接時の質問内容と照らし合わせて、今回の応募者に関連する部分だけをピックアップして伝えることが望ましいです。ただし、個人攻撃や差別的な表現は避け、建設的なアドバイスを添えるよう心がけましょう。

さらに、不採用理由を伝えた後でも相手の意見や感情に耳を傾ける姿勢を示すことも大切です。相手からの返信や問い合わせに丁寧かつ適切に対応することで、相手からの信頼度も高めることができます。

以上のように、不採用理由を伝える際には注意点があります。適切な言葉遣いや節度ある態度で対応することが大切です。

不採用通知を受け取った場合の心構え

不採用通知を受け取ることは、誰にとっても辛いものです。しかし、そのような状況でも冷静に対処することが大切です。以下では、不採用通知を受け取った場合の心構えについて解説します。

感情を抑える

不採用通知を受け取った直後は、落ち込んだりショックを受けたりすることがあるかもしれません。しかし、そのような感情を抑えることが大切です。感情的になってしまうと、相手からの返信や問い合わせに適切に対応できなくなってしまいます。

建設的なアドバイスを受け止める

不採用理由には建設的なアドバイスが含まれる場合があります。そのようなアドバイスは、今後の就活やキャリア形成に役立ちます。自分自身の成長や進歩のために、冷静かつ客観的な目でアドバイスを受け止めるよう心がけましょう。

再チャレンジする気持ちを持つ

不採用通知を受け取ったからといって諦めてしまう必要はありません。再チャレンジする気持ちを持ち続けることが大切です。自分自身の成長や進歩のために、今回得られたフィードバックやアドバイスを生かして次回また挑戦してみましょう。

以上のように、不採用通知を受け取った場合の心構えは非常に重要です。落ち着いて冷静かつ客観的な目で向き合い、再度挑戦する意欲を持ち続けることが大切です。

不採用通知を受けた後に行うべきこと

不採用通知を受けた後には、次のステップを考える必要があります。以下では、不採用通知を受けた後に行うべきことについて解説します。

フィードバックの整理

不採用通知には、応募者が提供した情報や面接内容などから得られたフィードバックが含まれる場合があります。このフィードバックを整理し、今後の就活やキャリア形成に役立てるよう心がけましょう。自分自身の強みや改善すべき点などを把握することで、次回のチャンスでも成功する可能性が高くなります。

経験値の積み上げ

求人票や面接内容と照らし合わせて、自分自身がどのような経験値・スキルを持っているか再確認してみましょう。今回は不採用という結果であったかもしれませんが、その経験値は無駄ではありません。次回以降の就活や転職活動で役立つよう、積極的に経験値を積み上げていきましょう。

新たなチャレンジ

不採用通知を受け取ったからといって諦める必要はありません。新たなチャレンジに挑戦することで、さらなる成長・進歩が可能です。他社への応募や留学・資格取得など、様々な選択肢があります。自分自身の目的意識やライフプランに合わせて新たなチャレンジをしてみましょう。

以上のように、不採用通知を受け取った後に行うべきことは様々です。落ち着いて冷静かつ客観的な目で向き合い、再度挑戦する意欲を持ち続けることが大切です。

フォローアップの仕方：応募者との関係性に合わせたアプローチ

不採用通知を送った後、フォローアップをすることも一つの手段です。しかし、フォローアップは相手との関係性に合わせたアプローチが必要です。以下では、そのポイントについて解説します。

応募者との関係性を確認する

まずは、応募者との関係性を確認しましょう。面接時や選考中にどのような印象を持たれていたか、どんな質問や回答があったかなどを思い出してみることが大切です。また、応募者からの返信や問い合わせ内容からも、相手がどんな気持ちで不採用通知を受け取ったか推測することができます。

相手に対する配慮

フォローアップを行う場合でも、相手に対する配慮は欠かせません。過剰な敬意や侮辱的な表現は相手に不快感を与えるだけでなく、今後のビジネスチャンスを失う原因にもなり得ます。敬意や感謝の気持ちを伝えることで相手から好印象を持ってもらえるよう心がけましょう。

フォローアップ方法

フォローアップ方法はメール・電話・直接会って話す・SNS（LinkedIn等）である程度自由度があります。ただし、相手との関係性や状況に合わせて最適な方法を選択することが重要です。例えば、「お礼メール」、「今後もご縁あれば嬉しい」というメール、「この度はありがとうございました」という葉書等々…。

以上のように、フォローアップは相手との関係性や状況に合わせてアプローチすべきです。配慮深く行動することで相手から好印象を持ってもらえるだけでなく、今後ビジネスチャンスが生まれる可能性も高められます。

応募者から不採用通知に対する返信があった場合の対処法

不採用通知を受け取った応募者から返信があった場合、適切な対処法が求められます。以下では、そのポイントについて解説します。

返信内容を確認する

まずは、応募者からの返信内容を確認しましょう。相手の気持ちや意見、問い合わせ内容などを正確に把握することが大切です。また、感情的な表現や攻撃的な言葉が含まれる場合は冷静かつ客観的な目で判断して対応するよう心がけましょう。

丁寧かつ適切な返信を送る

応募者からの返信には丁寧かつ適切な形で返信するよう心がけましょう。感情的になって相手を攻撃したり、無視したりすることは避けるべきです。具体的には、「ご連絡ありがとうございます」という挨拶から始め、「お送りいただいたメール/問い合わせ内容等」について回答した上で、「今後もご縁がありましたら是非ご連絡ください」という旨の言葉で締めくくると良いでしょう。

相手の意見や感情に耳を傾ける姿勢を示す

相手からの返信や問い合わせに対して、相手の意見や感情に耳を傾ける姿勢を示すことも重要です。自分自身の立場だけで考えず、相手側の立場も理解しながら丁寧かつ適切な回答を行うよう心がけましょう。また、改善点やアドバイス等も伝えることで今後の成長・進歩に役立てることも可能です。

以上のように、応募者から不採用通知に対する返信があった場合でも冷静かつ配慮深く対処することが求められます。相手との関係性や状況に合わせて最適な方法を選択し、今後も良好な関係性を築くよう努力しましょう。

不採用通知の送信タイミングについて

不採用通知を送る際には、そのタイミングも重要です。以下では、不採用通知の送信タイミングについて解説します。

選考が進行中の場合

選考が進行中の場合は、できるだけ早めに不採用通知を送ることが望ましいです。選考が進行している段階であれば、応募者から返信や問い合わせが来ることもあります。そのような場合でも、迅速かつ丁寧な対応を心がけましょう。

選考結果が確定した場合

選考結果が確定した段階であれば、原則として1週間以内に不採用通知を送ることが望ましいです。長期間放置することで相手からの返信や問い合わせにも対応しづらくなります。また、不採用理由やフィードバック等も具体的に記載するよう心がけましょう。

重要なポジションの場合

重要なポジション（幹部候補等）の場合は、その人物像や能力評価等を含めた複数回の面接や審査を行うこともあります。そのような場合は、最終的な選考結果を決定するまで時間がかかることもあります。しかし、必ずしも長期間待たせる必要はありません。選考状況や事情に応じて適切なタイミングで不採用通知を送りましょう。

以上のように、不採用通知を送信する際のタイミングは慎重に決定する必要があります。迅速かつ丁寧な対応で相手からの信頼度を高めるよう心がけましょう。

不採用通知を受けた場合の自己分析方法

不採用通知を受けた後には、自己分析を行うことで次回以降の就活や転職活動に役立てることができます。以下では、不採用通知を受けた場合の自己分析方法について解説します。

自身の強み・弱みを再確認する

まずは、自身の強み・弱みを再確認しましょう。応募したポジションや企業に必要なスキルや経験がどれだけ備わっていたか振り返りましょう。また、面接中に出された質問や答え方からも自身の特徴を洗い出すことができます。その上で今後も磨くべき点や改善すべき点を把握することが大切です。

面接前後の振る舞いを振り返る

次に、面接前後の振る舞いを振り返ってみましょう。面接当日にどんな服装・髪型だったか、到着時間は遅れていなかったかなど細かな点でも良いです。また、面接中の態度や言動も重要です。緊張して話せなかったり、相手に対して敬意を欠いた態度を取ってしまった場合は反省するよう心がけましょう。

応募書類の見直し

応募書類も見直してみましょう。履歴書や職務経歴書等、提出した書類から自身がアピールした内容や表現力等を確認することができます。特定ポイント（リーダーシップ・コミュニケーション能力等）がある場合はそれらも考慮しながら見直すよう心がけましょう。

以上のように、不採用通知を受けた場合でも冷静かつ客観的な目で向き合い、自己分析することが大切です。自身の強み・弱みや改善点等について正確に把握することで今後も成長・進化することが可能です。

応募者が不採用通知に対して感情的になった場合の対処法

時には、応募者から不採用通知に対して感情的な反応が返ってくることもあります。以下では、そのような場合の対処法について解説します。

冷静かつ客観的な判断を心がける

相手から感情的な反応が返ってきた場合でも、冷静かつ客観的な判断を心がけましょう。相手の気持ちや意見を正確に把握することが重要です。また、攻撃的な言葉や表現が含まれる場合は、相手の意見や感情に耳を傾けつつも自分自身を守るため適切な距離感を保つよう心がけましょう。

丁寧かつ適切な言葉で回答する

応募者からの感情的な反応にも、丁寧かつ適切な言葉で回答するよう心がけましょう。態度や口調等から相手に不快感を与えることは避けるべきです。具体的には、「ご連絡ありがとうございます」という挨拶から始め、「お送りいただいたメール/問い合わせ内容等」について回答した上で、「今後もご縁がありましたら是非ご連絡ください」という旨の言葉で締めくくると良いでしょう。

相手の立場や気持ちを理解する姿勢を示す

相手から感情的な反応が返って来た場合でも、相手の立場や気持ちを理解する姿勢を示すことも大切です。自分自身だけで考えず、相手側の立場も考慮しながら回答するよう心がけましょう。また、改善点やアドバイス等も伝えることで今後の成長・進歩に役立てることも可能です。

以上のように、応募者から不採用通知に対して感情的な反応が返ってきた場合でも冷静かつ配慮深く対処することが求められます。相手との関係性や状況に適した方法で回答し、今後も良好な関係性を築くよう努力しましょう。

不採用通知を受け取った後、次回の応募時に改善するべき点とは？

不採用通知を受け取った後は、自分自身が今後の就活や転職活動でどのような点を改善すべきか考えることが重要です。以下では、不採用通知を受け取った場合に改善すべき点について解説します。

求められるスキルや経験を再確認する

まずは、求められるスキルや経験を再確認しましょう。応募したポジションや企業に必要なスキルや経験がどれだけ備わっていたか振り返ります。また、面接官から出された質問等からも自身の特徴が洗い出せます。その上で今後も磨くべき点や不足している部分を把握することが大切です。

面接前後の振る舞いを見直す

次に、面接前後の振る舞いを見直してみましょう。面接当日にどんな服装・髪型だったか、到着時間は遅れていなかったかなど細かな点でも良いです。また、面接中の態度や言動も重要です。緊張して話せなかったり、相手に対して敬意を欠いた態度を取ってしまった場合は反省するよう心がけましょう。

応募書類の見直し

応募書類も見直すことで改善すべき点が浮かぶこともあります。履歴書や職務経歴書等、提出した書類から自身がアピールした内容や表現力等を確認することができます。特定ポイント（リーダーシップ・コミュニケーション能力等）がある場合はそれらも考慮しながら見直すよう心がけましょう。

他社比較・模擬面接等の準備

最後に、他社比較・模擬面接等の準備も大切です。同じ業界であれば競合他社の情報収集も行っておくと良いでしょう。また、模擬面接などで実際の面接前に練習することで緊張感を和らげることも可能です。

以上のように不採用通知を受け取った際は冷静さを保ちつつ自己分析することが大切です。「何故不採用通知」 、「何故この方々達」 、「何故このタイミング」 、「何故この会社」という４つ目的性質問文法で原因究明しつつ改善策策定して行く事で次回以降成功率アップさせて行く事が出来ます。

不採用通知を受け取った後、他社への応募を検討するべきか？

不採用通知を受け取った後、次にどうすればいいかと考えることが必要です。一つの選択肢は、他社への応募を検討することです。しかし、この場合にも注意点があります。

まずは、自分自身がどのような職種や業界で働きたいのか再確認しましょう。また、前回の応募時に不足していた部分や改善点がある場合は、それらを克服することが大切です。その上で今回応募する企業やポジションが自分自身に合っているかどうか確認しましょう。

次に、前回応募した企業と同じ業界や同じポジションに応募する場合は慎重に考える必要があります。特に面接官から指摘された問題点や改善点が似ている場合は注意が必要です。ただし、前回不採用だった企業と全く異なる業界・職種であればチャレンジしてみることも良いでしょう。

最後に、他社への応募を検討する場合でも前回同様丁寧な対応を心掛けましょう。前回不採用通知を受け取った企業から再度連絡が来る可能性もあるため、信頼関係を築くよう努めましょう。

以上のように、他社への応募を検討する際は自己分析や企業研究等しっかり準備して臨みましょう。また、「何故この会社」、「何故この方々達」という目的性質問文法で原因究明しつつ改善策策定して行く事で次回以降成功率アップさせて行く事が出来ます。

企業側が不採用理由を伝えることで得られるメリットとは？

企業側が不採用理由を伝えることには、応募者にも企業自身にも多くのメリットがあります。以下では、その具体的なメリットについて解説します。

応募者にとってのメリット

まず、応募者にとって不採用理由を知ることで、自分自身の強み・弱みや改善点等を正確に把握することができます。その上で今後の就活や転職活動で磨くべき点や改善すべき点を明確化することが可能です。また、同じ理由で何度も不採用通知を受け取ることを防ぐこともできます。

企業自身にとってのメリット

一方、企業自身にとっても不採用理由を伝えることは重要です。まず、選考プロセス全体の評価や改善点等を把握することができます。また、それらの情報を元に今後の選考プロセスや求人票等の改善策策定する事が出来ます。

さらに重要な点は、応募者から届く問い合わせや苦情等の対応力向上です。特定ポイント（応募書類・面接内容等）から多数の問い合わせがあった場合はその部分だけでも改善すれば対応力向上して行く事が出来ます。

以上のように、企業側から不採用理由を伝えることは双方向的なメリットがあります。応募者自身も成長し進化する事が出来る他企業側から見ても選考プロセス全体向上・対応力向上するため積極的なアプローチを心掛けましょう。

まとめ

以上、初心者でも使いやすい「不採用通知」の例文をご紹介しました。不採用通知は、応募者に対してきちんとした文章で送ることが大切です。この記事を参考に、丁寧で分かりやすい不採用通知を書いてみてください。就職活動におけるマナーやコミュニケーション能力は、企業にとっても重視されています。このようなビジネススキルを磨くことで、就活生としてのアピールポイントを高めることができます。